Définir votre indicateur-saisie

Savez-vous combien de factures vous traitez chaque mois ? Combien de vos collaborateurs sont concentrés sur la saisie ? Combien de jours par mois ils travaillent exclusivement sur la saisie ?

Avant d’automatiser le traitement de vos documents, vous devez connaître les chiffres-clés de votre cabinet.

Les cabinets qui font l’effort de calculer ces ratios mesurent les axes d’améliorations, réalisent le coût total des tâches chronophages à faible valeur ajoutée, et priorisent leur digitalisation.

Chez Chaintrust, nous avons identifié une formule simple qui permet de calculer la performance de votre cabinet. Nous l’appelons l’indicateur-saisie, et c’est la première métrique que nous calculons avec tous nos nouveaux clients.

Cet indicateur est une fonction simple que vous pouvez calculer dès maintenant.

Commencez par déterminer les variables suivantes :

  • – A : Le nombre de factures annuelles traitées par votre cabinet
  • – B : Le nombre de collaborateurs dédiés à la saisie et à la numérisation des documents
  • – C : Le nombre de jours passés par mois (en moyenne) par chacun de ces collaborateurs à scanner et saisir ces pièces comptables.
  • – D : Le coût moyen journalier d’un collaborateur.
  • – E : Le nombre de jours passées par les managers chaque mois pour réviser les écritures et corriger les éventuelles erreurs humaines.
  • – F : le coût moyen journalier d’un manager.
    Alors votre indicateur-saisie se calcule simplement :
    ((B x C x 12 x D) + (E x F x 12)) / A
    A cela s’ajoutent éventuellement des coûts supplémentaires pour les outils type OCR et GED qui sont utilisés au sein du cabinet.

Prenons un exemple (vécu) d’un cabinet client de Chaintrust. Madame X, experte comptable à Nanterre, emploie 7 collaborateurs, dont 3 comptables experts en saisie, 1 secrétaire à temps plein et 1 manager.
Elle traite 10.000 factures par mois en moyenne, principalement sur des sociétés prestataires de services.
Ses 3 collaborateurs comptables saisissent toute la journée, et en fin de mois, son manager prend en moyenne 3 jours pour vérifier et valider les écritures.

Sa secrétaire passe en moyenne 4 jours par mois à scanner des documents déposés dans des boîtes à chaussures par certains de ses clients. On estime à 200€ le coût moyen (chargé) d’un collaborateur par jour, 180€ celui d’une secrétaire et 350€ celui d’un manager.

Ses collaborateurs comptables lui coûtent donc chaque année :
3 x 200€ x 20 x 12 = 144 000€
Sa secrétaire lui coûte (pour la partie scan uniquement) :
1 x 180€ x 4 x 12 = 8 640€
Son manager lui coûte (pour réviser la saisie uniquement) :
1 x 350€ x 3 x 12 = 12 600€
Elle traite avec son équipe 120.000 factures par an.

Son indicateur-saisie est donc :
(144.000 + 8.640 + 12.600) / 120.000 = 1.377
C’est en moyenne, en euros, ce que lui coûte chaque facture à traiter.

Ce chiffre varie évidemment de cabinet en cabinet. L’objectif de cet exercice est de vous montrer qu’il n’est pas impossible de le calculer et qu’il vous renseignera sur la performance de votre cabinet.

De l’autre côté du miroir, vous devez faire un état des lieux de votre relation clients.

Savez-vous quel est le pourcentage de vos clients qui travaillent encore au papier ? Et ceux qui vous délivrent les documents au dernier moment ?

La réalité est qu’un client qui vous communique tous les éléments au jour le jour sur Dropbox ne vous coûte pas la même chose qu’un client qui vous donne toute sa comptabilité 10 jours avant l’AG.

Vous devez donc tenter d’établir un indicateur – saisie pour chacun de vos clients. La formule que nous avons établie précédemment peut donc s’appliquer très simplement pour chaque client, ce qui vous permettra de déterminer avec précision ce que chaque client vous coûte, et comment le facturer en conséquence.

Il faut également garder à l’esprit que les pics de saisie épuisent vos équipes et vous coûtent également en termes de démission, en particulier dans un contexte de marché de recrutement tendu.