Comptables, harmonisez vos plans de comptes

Un des coûts cachés liés à la saisie comptable est la multiplicité des règles en fonction des dossiers et de chefs de mission. C’est un sujet que nous abordons souvent avec nos clients Experts-Comptables chez Chaintrust.

Prenons un exemple :
Sur le dossier A, la majorité des petites dépenses sont comptabilisées dans le compte de tiers FNDF, sauf les dépenses d’essence qui sont comptabilisées en FESSE. Le reste des dépenses vont dans le compte FNOMDUFOURNISSEUR.

Sur le dossier B, la majorité des petites dépenses sont comptabilisées dans un compte FDIV, sauf quand ce sont des dépenses payées avec la CB de la société, qui elles vont en FCB, les autres dépenses vont dans le compte FNOMDUFOURNISSEUR.

Après entretien avec les chefs de missions des deux dossiers, le fonctionnement des comptes de tiers vient pour la société A, du mode de fonctionnement en cours au moment de la récupération du dossier. L’équipe a en fait gardé le mode de fonctionnement de l’ancien cabinet comptable qui traitait le dossier.

Concernant le dossier B, le fonctionnement vient d’un ancien chef de mission qui appréciait d’isoler les dépenses d’essence dans un compte de tiers car ses clients étaient principalement dans le transport et cela facilitait le lettrage puisqu’ils utilisaient des cartes essence. Ce n’est pas du tout le domaine d’intervention de la société B.

Une situation comme celle-ci est extrêmement coûteuse pour un cabinet d’expertise comptable :

  • Elle demande un effort d’adaptation systématique des collaborateurs
  • Elle reflète souvent des modes d’organisation dépassés
  • Elle perturbe la communication et la lisibilité des comptes.

La première chose que nous proposons donc chez Chaintrust, c’est d’améliorer ce processus pour uniformiser les règles au niveau de cabinet, de manière à gagner en temps et en lisibilité.

C’est également un point indispensable pour faire évoluer l’automatisation au sein de votre cabinet : en effet, certaines actions sont faciles à faire pour des humains mais difficiles pour un algorithme (par exemple, différencier une facture FNDF d’une facture FRESTAURANT). Ce sont des situations qu’il faut éviter pour permettre à l’algorithme de s’occuper des choses qui sont faciles pour lui mais difficiles pour un humain (par exemple, traiter plusieurs centaines de factures en 2 heures).

Pour bien faire la différence, une simple question à se poser : si un nouveau collaborateur comptable rentrait aujourd’hui dans le cabinet, comprendrait-il immédiatement ce qui se passe? Ou faudrait-il lui expliquer pas à pas, dossier par dossier, les petites différences qualitatives non nécessaires et non usuelles qui s’y trouvent ?

Si vous souhaitez donc faire un bilan de votre harmonisation comptable gratuitement avec des ingénieurs spécialistes en intelligence artificielle, ça se passe ici : www.chaintrust.io/