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Comptables, harmonisez vos plans de comptes

Lorsque l’on parle de la comptabilité d’une entreprise, de nombreuses règles sont à respecter, notamment en matière d’imputation. Chaque opération réalisée doit être enregistrée dans un compte bien précis. Cette classification est définie par le PCG que tout expert-comptable est tenu de respecter. Mais selon les dossiers, l’activité du client ou le chef de mission, des variantes dans la classification sont possibles. Cela va alors entraîner un problème de cohérence qui peut avoir de lourdes répercussions sur votre cabinet comptable. On vous explique pourquoi.

Dans quels cas l’attribution d’un compte peut différer ?

Prenons un exemple :

Sur le dossier A, la majorité des petites dépenses sont comptabilisées dans le compte de tiers FNDF, sauf les dépenses d’essence qui sont comptabilisées en FESSE. Le reste des dépenses vont dans le compte FNOMDUFOURNISSEUR.

Sur le dossier B, la majorité des petites dépenses sont comptabilisées dans un compte FDIV, sauf quand ce sont des dépenses payées avec la CB de la société, qui elles vont en FCB, les autres dépenses vont dans le compte FNOMDUFOURNISSEUR.

Après échange avec les chefs de missions des deux dossiers, le fonctionnement des comptes de tiers vient pour la société A, du mode de fonctionnement en cours au moment de la récupération du dossier. L’équipe a conservé le mode de fonctionnement de l’ancien cabinet comptable qui traitait le dossier.

Concernant le dossier B, le fonctionnement vient d’un ancien chef de mission qui préférait isoler les dépenses d’essence dans un compte de tiers, car ses clients étaient principalement dans le transport et cela facilitait le lettrage puisqu’ils utilisaient des cartes essence. Or, ce n’est pas du tout le domaine d’intervention de la société B.

Quelles conséquences pour le cabinet ?

Si vous l’avez déjà vécu, vous savez qu’une situation comme celle-ci peut engendrer de nombreuses complications pour votre cabinet :

– Des erreurs de saisie surviennent plus fréquemment ;

– Le temps passé à traiter les dossiers est rallongé puisque les collaborateurs doivent sans cesse s’adapter à de nouvelles règles ;

– Cela perturbe la communication et la lisibilité des comptes ;

– La productivité même du cabinet n’est pas optimisée.

À cela s’ajoute la difficulté d’automatiser des tâches comme la saisie comptable à l’aide d’outils digitaux. En effet, alors qu’il est facile de traiter plusieurs centaines de factures en 1 à 2 heures , il est néanmoins très complexe pour un algorithme de différencier une facture FNDF d’une facture FRESTAURANT par exemple.

Comment remédier à cela ?

Pour éviter ces écueils, nous vous conseillons de faire un travail d’harmonisation de vos méthodes d’imputation. En établissant des règles communes à l’ensemble de votre cabinet, vous permettez à vos collaborateurs d’aller plus vite dans le traitement des opérations comptables. Vous favorisez ainsi l’application des bonnes pratiques et une meilleure communication entre les comptables.

Au-delà de faire gagner du temps et de la productivité à vos équipes, mettre en place des normes va aussi vous permettre d’améliorer la qualité des données comptables dont vous disposez. Et vous le savez, l’exploitation de la data financière est une formidable opportunité pour votre cabinet. Vous pourrez alors proposer à vos clients des offres de conseils et ainsi les accompagner dans leurs orientations stratégiques.

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Enfin, c’est en standardisant vos pratiques que vous pourrez entamer une digitalisation réussie de votre cabinet. L’automatisation des tâches comme la saisie comptable nécessitent d’avoir fait ce travail au préalable. En effet, si le traitement de centaines de factures est possible en seulement 1 à 2 heures grâce à des outils comme Chaintrust, certaines actions comme différencier une facture FNDF d’une facture FRESTAURANT restent plus complexes pour les algorithmes.

Vous souhaitez vous décharger des missions chronophages comme la saisie ? Parlons-en ensemble !