tests d'audit

Quels tests d’audit effectue Chaintrust ?

Votre solution partenaire Chaintrust réalise constamment des tests d’audit pour vérifier que les algorithmes fonctionnent comme prévu.

Ces tests ont 2 objectifs :

  • Vérifier que les écritures sont vraiment qualitatives
  • Améliorer les algorithmes (Machine Learning)

Vos factures transitent ainsi par plusieurs séries de tests. Après modification des paramètres de recherche, les factures sont régulièrement renvoyées en traitement dans un but d’amélioration constante des algorithmes. C’est ainsi que Chaintrust s’améliore en continu !

Si ces tests sont générés automatiquement, nos équipes de comptables et de chefs de produit en vérifient les résultats afin de laisser l’humain donner la validation finale.

Les tests sont complètement indépendants des algorithmes car c’est un autre serveur qui les gère, séparément du serveur de production qui génère les écritures. Nous avons séparé les applications pour nous assurer de l’indépendance totale des deux bases de code.

Comment l’un pourrait garantir les résultats de l’autre si ce n’était pas le cas ?

Voici donc les 5 grands tests d’audit qu’effectue Chaintrust pour vous offrir une qualité des écritures irréprochables.

Les doublons

Si vous déposez deux fois le même document sur Chaintrust, le second est automatiquement marqué comme doublon et s’affiche en gris dans votre boîte de traitement. Impossible de le manquer.

Mais que se passe-t-il si vous prenez deux photos de la même facture ? 

Que se passe-t-il si vous prenez une photo de ticket de caisse, puis une photo de la facture liée au même ticket ?

Lorsque nos algorithmes déchiffrent les informations issues des factures, cela déclenche une vérification automatique.

Pour une facture d’achat : si le fournisseur, le montant et la date sont identiques, elles sont marquées comme doublons et la facture dupliquée est retirée.

Pour une facture de vente : le numéro suffit, impossible de déposer deux factures de vente avec le même numéro de facture. Pouvant potentiellement être une fraude, la génération d’écritures se bloque.

Les comptes auxiliaires

Lorsque nous identifions les fournisseurs, nous comparons le modèle de création du code fournisseur avec le modèle du FEC.

Nous utilisons alors des algorithmes de comparateurs de chaînes de caractères pour vérifier si des fournisseurs avec un nom similaire existent dans le FEC. Si oui, et si ces fournisseurs ont déjà un code, nous les unifions car il s’agit d’un fournisseur en doublon.

Les comptes de charges

Lorsque vous déposez des factures, Chaintrust identifie le fournisseur grâce au numéro SIREN.

Si ce fournisseur est présent dans le FEC, les comptes de charges précédemment utilisés pour ce fournisseur sont utilisés pour s’assurer du bien-fondé du choix d’un compte de charge, selon la typologie de business de ce fournisseur.

Si ce fournisseur est absent du FEC, alors la base de données propose un compte de charge adapté.

Enfin, si un compte de charges différent du FEC est utilisé parce que déjà utilisé pour une autre société avec le même fournisseur, une vérification est réalisée pour s’assurer que ce compte est cohérent avec le client.

Les factures éclatées en plusieurs comptes de charges

Lorsqu’il y a plusieurs comptes de charges, nos équipes vérifient chacun des comptes débités par Chaintrust car l’éclatement d’une facture est un procédé très qualitatif.

Si par exemple une facture Metro est éclatée dans plusieurs comptes d’achat de marchandise et que nous découvrons que la facture a été éclatée dans un compte de marchandise “60705 achat 5,5%”, “60710 achat 10%” et “60720 achat 20%”, nos algorithmes bloquent la sortie si nous voyons que la facture est éclatée dans plus de 3 comptes de charges différents.

Pour reprendre le cas précédent, la sortie est bloquée si la facture est éclatée dans 4 comptes “60705 achat 5,5%”, “60710 achat 10%”, “60720 achat 20%” et “60100 Achat mat prem”, car aucune facture Metro n’était affectée à ce dernier compte en N-1.

La facture est alors vérifiée par notre équipe et nous reconfigurons nos algorithmes.

Les devises étrangères

Chaintrust gère les devises étrangères et les factures saisies en devises font l’objet de tests séparés.

Par exemple, si un client émet une facture en USD, nos algorithmes isolent la facture pour bien s’assurer que USD est la devise de la facture et non un bout de phrase isolé. Si le moindre doute subsiste, la facture est vérifiée visuellement par notre équipe.

Tous ces tests permettent à Chaintrust de générer des écritures comptables de la meilleure qualité qui soit. Les algorithmes et l’humain forment une équipe performante pour vous garantir l’automatisation réussie de votre saisie comptable !