Fichier écritures comptables

Que se passe-t-il quand vous déposez un FEC sur Chaintrust ?

Nos clients nous demandent souvent comment nous réussissons à organiser et interpréter les données comptables de leurs entreprises de manière systématique, surtout dans des domaines économiques aussi variés que ceux des entreprises que nous traitons.

Le FEC est l’un des éléments clés de notre moteur de règles : il nous permet de définir des règles précises de contextualisation autour des factures que nous voyons, grâce auxquelles nous pouvons ressortir des écritures comptables de plus en plus précises.

Dans cet article, je vous propose de rentrer en détail sur cet élément précis de votre interaction avec Chaintrust : que se passe-t-il sur notre serveur lorsque vous déposez un FEC sur Chaintrust ?

La première étape de l’analyse d’un FEC consiste en une vérification de l’encodage du fichier.

L’encodage, c’est le squelette de structuration des caractères d’un fichier ou d’un texte en informatique : tous les caractères de toutes les langues du monde (les caractères latins, les idéogrammes chinois, l’alphabet cyrillique…) sont stockés dans un grand registre : l’encodage leur attribue par la suite à chacun un point de code, donc la longueur tient généralement dans un ou plusieurs octets. Il fonctionne donc comme un grand annuaire qui transforme des 0 et des 1 en caractères lisibles par des humains. Sans cet encodage, les fichiers informatiques seraient illisibles.

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Un exemple de fichier non encodé

Au fil de l’évolution des technologies informatiques, différents encodages ont vu le jour : ASCII, ISO 8859, UTF-8, UTF-16, UTF-32, etc.

 La plupart des logiciels comptables ayant été codés au début des années 2000, et tournant sur des versions de Windows plutôt anciennes, les encodages varient souvent et notre équipe doit se charger de le déchiffrer afin de pouvoir lire tous les types de FEC.

Pour ceux qui veulent aller plus loin sur les différents encodages, cet article très intéressant vous expliquera leur histoire

Une fois les données rendues lisibles, nous nous organisons pour récupérer les différents journaux et leurs comptes afférents.

Le journal d’achat est ici extrêmement important : Chaintrust ne peut pas fonctionner si vous déposez un FEC sans journal d’achat. En effet, ce journal d’achat nous permet de comprendre quels sont les fournisseurs récurrents les plus fréquents, quels comptes sont utilisés sur plusieurs fournisseurs, et nous permet par la suite d’effectuer divers tests d’audit en comparant nos écritures avec celles du FEC.

A bien des égards, Chaintrust fonctionne comme une extension de vos journaux d’achat et de vente ; plus vous nous fournissez des journaux fournis, plus Chaintrust fonctionnera de manière efficace !

Nous récupérons donc tous les comptes 4, 6, et 7 notamment, et commençons à établir des liens entre ces comptes et les fournisseurs ou clients qui y sont rattachés.

Nous n’oublions pas non plus d’inclure dans notre analyse les comptes de TVA, leur articulation, afin par exemple de comprendre si vous avez plusieurs comptes de TVA en achat ou si par exemple vous comptabilisez toutes votre TVA déductible dans un seul compte 445662.

Ces données nous permettront ensuite de faire des vérifications lorsque les écritures sortent : nous faisons en effet une distinction forte entre les comptes que nous allons créer pour vous et les comptes déjà présents dans votre FEC n-1.

Lorsqu’un compte est créé par nous, nous allons vérifier si ce compte respecte bien le format de votre FEC, mais aussi le format de votre logiciel comptable et votre organisation interne. Par exemple si nous voyons qu’une société de restauration comptabilise les factures METRO en 401MET, et que vous déposez une facture transgourmet, nous serons en mesure de créer le fournisseur 401TRA à la volée.

Nous allons ensuite chercher tous les comptes centralisateurs présents dans le FEC pour pouvoir les harmoniser, et sélectionner ceux qui font vraiment du sens pour votre client.

Un compte centralisateur, c’est le nom que l’on donne aux comptes “fourre-tout” (401NDF, FNDF, 08CB, CDIV), que vous utilisez pour plusieurs fournisseurs ou clients. Notre philosophie sur ces comptes est de n’en garder qu’un minimum, pour éviter d’avoir des écritures comptables trop dégradées : ainsi, lorsqu’il y en a trop, nous n’hésitons pas à les centraliser. Nous pensons qu’avoir un FPEAGE, FCB, FCARBU et FRESTO n’a pas beaucoup de sens, dégrade la lisibilité du FEC, et empêche une passation de dossier facile au sein de vos équipes.

Pour avoir plus d’informations sur ce sujet, rendez-vous ici

Enfin, la partie la plus importante : nous traçons dans notre base des relations entre les comptes et les fournisseurs. Nous repérons si les fournisseurs se retrouvent plus souvent en achat ou en vente, et nous récupérons les libellés des écritures de chaque fournisseur pour les rentrer dans une grande base de données organisée comme un dictionnaire, qui nous permettra, plus tard, grâce à un puissant moteur de règles, de définir et d’éclater les factures en plusieurs comptes de charges.

C’est là la partie centrale de Chaintrust. En effet, à chaque facture, nous allons chercher l’information ligne à ligne, pour pouvoir comparer chaque ligne avec ce que vous avez dans votre FEC, ainsi qu’avec notre moteur de règles en interne.

Nous faisons également une validation des montants pour nous permettre plus tard de classifier les immobilisations : cependant, nous ne sauvegardons pas les montants dans notre base, par mesure de confidentialité. Nous ne sauvegardons que les paliers qui peuvent potentiellement avoir une influence sur la sélection des comptes en aval.