Le marché ne répond pas aux besoins des Experts Comptables et des DAF

Récemment sur Linkedin, le post d’un Expert-Comptable non satisfait de sa solution d’automatisation de saisie comptable m’a fait réagir.

Le post regroupait 133 commentaires principalement d’experts comptables insatisfaits de leur solution d’OCR. Le détail du post était le suivant :

Les autres commentaires étaient encore plus vindicatifs.

« Je vois que tout le monde a des problèmes avec XXXX. Personnellement, je n’ai jamais compris pourquoi un tel éditeur pouvait se permettre de vendre du matériel informatique alors que ce n’est pas leur métier et surtout qu’ils ne savent le maintenir et je ne parle pas des outils (logiciel) imposés. Tout cela pour verrouiller un peu plus un client dans une descente en « enfer » »

Cela m’a fait réfléchir à 2 problèmes :

1. Les éditeurs de logiciels ne s’adaptent pas complètement ce que veulent les Experts Comptables et les DAF.

Les Experts Comptables et les DAF ont plusieurs besoins simples : intégrer les données financières dans leur comptabilité et exploiter ces données pour en dégager des conclusions et des analyses.

Chaintrust se centre sur la première fonctionnalité qui est de transformer des PDF, JPEG et TIF en écritures comptables.

L’outil est pensé pour les DAF et EC.

Il suffit de déposer un FEC, nous allons grâce à cela « comprendre » la comptabilité de l’entreprise et ses schémas comptables.

Ensuite il suffit de déposer ses factures (y compris un PDF regroupant plusieurs factures), pour recevoir un fichier regroupant les factures. Ce dernier est compatible avec les logiciels du marché (IsaCompta, Quadra, Cegid, Ibiza, Coala, Loop…)

Les PDF des factures que Chaintrust n’a pas traitées sont isolées dans un fichier séparé. Ce fichier regroupe les pièces comptables qui ne sont pas des factures, les factures en doublons, les factures avec des SIRET qui n’existe pas sur la base INSEE…

Pourquoi Chaintrust fonctionne de cette manière.

Quand j’étais collaborateur en cabinet, je recherchais un outil pour faire la saisie des factures d’achats (la majorité des factures de ventes étaient déversées directement en comptabilité).

  • Je ne voulais pas le configurer (paresseux)
  • Je voulais qu’il accepte les PDF regroupant plusieurs factures (je vais à la Xerox pour scanner mon lot de factures qui sort de la boite à chaussure #viemaviedecomptable)
  • Enfin je préfère que l’OCR ne saisisse pas les factures compliquées ou avec des risques d’erreurs, plutôt que je passe mon temps à vérifier la sortie d’écritures en me demandant ce qui est juste ou faux. C’est préférable qu’il les isole et que je passe 15 min à les saisir manuellement.

Chaintrust existe depuis Novembre et nous avons plusieurs clients qui nous disent « c’est exactement ce que je recherche ». C’est normal, ils ressentaient exactement les mêmes besoins que moi ! Mon CTO qui a fondé une startup en Californie avait exactement ce même problème avec ses factures, mon CMO qui a créé deux sociétés avant Chaintrust et qui a toujours une activité ponctuelle d’autoentrepreneur en tant que speaker a le même problème.

J’ai eu deux réponses de personnes travaillant chez des éditeurs de logiciel suite à un article présentant Chaintrust et je pense que leurs réponses sont assez intéressantes.

La première réponse est la suivante :

Factuellement

la personne à l’origine du commentaire a entièrement raison: en fonctionnant uniquement avec des recoupements de mots clés entre le FEC N-1 et les factures N, il n’est pas possible de comptabiliser 100% des factures. Associer les métadonnées de l’image d’une facture aux écritures liées est plus efficace.

D’autre part, le fait d’avoir en temps réel les modifications du collaborateur sur l’écriture liée à la facture, permet d’entraîner ses algorithmes d’AI plus efficacement qu’en faisant des aller-retours entre plusieurs extractions comptables (pour comprendre comment l’humain corrige les mauvaises affectations de l’OCR). Il est alors possible de rendre les algorithmes de plus en plus indépendants dans leur apprentissage (Unsupervized Machine Learning).

Prenons par exemple une facture METRO qui est éclatée par un comptable dans les différents comptes de charge « Consommables », « Petit outillage » et « Boissons ».

Un algorithme qui analyse uniquement le FEC N-1 pourra isoler la facture correspondante mais ne pourra pas « comprendre » l’éclatement fait par le comptable.

Il faudra compléter l’analyse du FEC par des algorithmes spécifiques, récupérer plusieurs factures de ce même fournisseur, analyser chaque ligne de cette facture pour comprendre dans quel poste elle est éclatée et enfin capitaliser sur cet apprentissage.

Pour améliorer nos algorithmes chez Chaintrust,

  • nous isolons ces factures spécifiques que nous identifions grâce au FEC
  • nous récupérons les factures concernées (ou des factures du même fournisseur)
  • nous utilisons des algorithmes spécifiques pour comprendre l’éclatement, l’harmoniser et le dupliquer sur des factures similaires.

Même si factuellement vrai, c’est une remarque hors sol.

Les EC et les DAF ne veulent pas une automatisation à 100%. Ils cherchent un outil efficace qui automatise 90% de leur comptabilité pour gagner en temps et en sérénité.

La grande majorité des factures ne sont pas éclatées dans plusieurs comptes de charges, et certaines factures éclatées dans plusieurs comptes, comme les factures METRO, ont des sous totaux qui sont facilement isolables et analysables.

Qu’un prestataire entraine des modèles complexes, qui seraient hypothétiquement capables de comptabiliser les 10% restants, n’apportent que peu d’intérêt au DAF et aux EC. Cela est d’autant plus vrai que les efforts pour passer des 90% de factures traitées au 91% de factures traitées seront très complexes à mettre en œuvre. Les efforts pour passer de 91% à 92% encore plus difficiles et ainsi de suite…

Mon CTO qui a fait son doctorat à Polytechnique sur l’analyse d’images dégradées de la NASA pour créer des modèles prédictifs d’éruptions solaires est convaincu que dans 10 ans il ne sera toujours pas possible de comptabiliser une facture de Rungis manuscrite à éclater dans plusieurs comptes avec un tampon et une signature par-dessus.

Que ce soit possible ou non, ça reste peu utile.

Ces 10% de factures restantes étant de toute manière tellement qualitative qu’il vaut mieux pour le moment laisser un humain les saisir.

Si l’outil peut simplement fonctionner correctement pour 90% des factures, cela suffit aux DAF et au EC. Les professionnels du chiffre préféreront que leur saisie ne soit automatisée que partiellement mais sans erreur, plutôt qu’à 100% mais que cela nécessite une revue chronophage.

Essayons maintenant de comprendre pourquoi il est complexe d’automatiser la saisie comptable et pourquoi les éditeurs ne sont pas les mieux placés.

2. Les éditeurs de logiciels ne sont pas forcément capables de répondre aux demandes des Experts Comptables et des DAF.

Aujourd’hui les éditeurs de logiciels essaient de gérer la totalité du processus comptable : la récupération des documents, l’OCR, l’import des écritures bancaires pour les transformer en écritures comptables, le suivi des dettes fournisseur …

Qui mieux qu’eux peut gérer l’ensemble de ces problèmes ? Ils ont accès à tous les flux ! En plus c’est plus facile de tout avoir dans un outil intégré !

D’où la deuxième réponse d’un éditeur de logiciel:

« nous automatisons le process en partant de la collecte de la donnée  jusqu’à la restitution » :

Cela signifie qu’un outil qui gère la totalité de la chaine de valeur est plus efficient qu’une multitude d’outils connectés.

Pourtant on assiste aujourd’hui à une multitude d’outils sur le marché.

  • Certains ne font que de la récupération et de l’organisation de factures sur les espaces clients,
  • d’autres uniquement de l’automatisation de saisie comptable (transformer des PDF en écritures comptables),
  • d’autres encore de la révision comptable pour analyser les écritures problématiques,
  • enfin certains ne font que des tableaux de bords de suivi des dettes fournisseurs et d’optimisation de la trésorerie.

Certains de ces outils ont une croissance de 20% par mois ! Cela vient d’un constat simple : les compétences pour chacun de ces outils sont complètement différentes et répondent à un besoin très spécifique.

Les clients aujourd’hui veulent des outils qui répondent exactement à leurs besoins et ces derniers peuvent êtres éclatés.

Ils n’ont aucun souci à cumuler les outils si ces derniers répondent vraiment à leurs problèmes.

Un outil comme Chaintrust est vraiment minimaliste en termes de paramétrage et de configuration. Vous n’avez sur votre compte qu’un espace pour glisser-déposer le FEC du client et un espace pour glisser déposer les factures. Pour certains clients à fort volume nous aspirons directement les données sur leur drive, et pour d’autres nous créons une empreinte mail (nomdelentreprise@chaintrust.io) ou ils peuvent transférer les pièces.

Si vous choisissez Chaintrust, vous avez trop de factures et vous voulez un outil qui prenne 3 minutes à implémenter pour gérer entre 70% et 90% de votre saisie sans aucun paramétrage.

D’autres entreprises ou start-ups se concentrent sur la récupération de documents, ces dernières proposent à leurs clients des tableaux de bords très clairs permettant en un coup d’œil de comprendre facilement quels documents sont récupérés sur quels espaces.

D’autres entreprises travaillent sur la gestion des paiements des factures fournisseurs. Elles vont proposer des graphiques épurés permettant simplement de voir l’évolution de son BFR en fonction des fournisseurs payés en priorité.

Peut-être que dans 5 ans un acteur prendra en charge la totalité du processus, mais aujourd’hui ce n’est pas le cas pour une raison simple : chacun de ces outils demande des compétences très spécifiques, répond à un besoin particulier et nécessite une forte compréhension du problème.

Selon moi un outil qui « automatise le process en partant de la collecte de la donnée jusqu’à la restitution » est fatalement non adapté !

Il ne va pas parfaitement répondre aux besoins et aux attentes de chaque professionnel du chiffre.

C’est pour cela que des sociétés comme Kyriba spécialisée en risque de change valent plus d’un milliard d’euros. Cette société se concentre sur un problème : la gestion du risque de change pour les sociétés avec un gros risque de couverture.

Les utilisateurs de cette solution sont fans et ne changerons pas de prestataire tant qu’ils n’auront pas un outil aussi simple, clair et facile d’utilisation. C’est un outil qui depuis plus de 10 ans n’a qu’un seul but : comprendre et suivre les DAF dans leurs couvertures du risque de change. La clarté et la qualité du produit vient de cette connaissance intime des difficultés de DAF sur les risques de change et d’itérations continues pour adresser ce problème. Les personnes que je connais personnellement et qui utilisent cet outil ne changeront jamais. Il n’y a aucun moyen de concurrencer cet outil. Si un logiciel comptable du marché propose cette feature, il le fera moins bien que Kyriba.

Il en va de même pour les outils d’OCR, pour les agrégateurs de facture, pour les outils de facturation et de suivi de BFR.

C’est certes plus facile d’avoir un outil tout-en-un, mais les professionnels du chiffre que j’ai rencontré seront toujours plus enclins à choisir un outil qui leur correspond parfaitement et qui répond à leur problématique même s’ils doivent cumuler les outils.

Silae est un bon exemple, la majorité de mes amis EC avaient acheté les logiciels de paie de leurs éditeurs de logiciels comptables, l’interconnexion était plus facile. Aujourd’hui l’écrasante majorité est sous Silae qui a pris sous les 12 mois une part importante du marché. Les EC que je connais qui passent par Silae ne changerons plus d’outil dans le 3 prochaines années, c’est terminé. Les DAF avec qui je travaillent ne quitterons pas non plus Payfit qui répond exactement à leur besoin et qui, au fil des ans, a continuellement cherché à aller au plus près de leurs besoins.

En plus, avec le développement des API, l’ensemble des outils sont très facilement interconnectés entre eux et les flux de données sont facilement intégrables.

 « La barrière à l’entrée de la profession du chiffre se situe au niveau de la fiscalité et l’enjeu passe par l’interprétation comptable des factures à travers notre Plateforme d’Intelligence Augmentée, du déclaratif TVA, de la révision et de la génération des liasses fiscales ».

Passer par le logiciel comptable directement pour importer ses flux de données, ou les importer via API, ne dégrade en rien la possibilité d’utiliser le logiciel comptable pour faire ses déclarations fiscales et sa revue des liasses.

La qualité de la revue, et les fonctionnalités de révisions du logiciel ne doivent pas être dégradées si des données proviennent d’outil externes.

Si c’est le cas, c’est que l’outil est mal pensé et mal interconnecté, un outil ne doit pas perdre ses features en fonction de la provenance des données.

Conclusion

Une bonne entreprise, ce n’est pas une entreprise qui a beaucoup de clients, c’est une entreprise qui a des clients qui ne peuvent absolument pas se passer du produit.

D’autre part les utilisateurs acceptent de moins en moins les engagements et veulent pouvoir changer et cumuler les outils du jours au lendemain pour choisir ceux qui répondent le mieux à leurs besoins.

On peut débattre (longuement) sur la technologie ou sur le besoin du client, la seule mesure pour valider ou non si un service correspond au produit est de mesurer si des utilisateurs remplacent une offre par une autre.

En interagissant avec le commentaire Linkedin de la personne non satisfaite de son OCR, nous avons pu obtenir un nouveau client et trois nouveau leads… et nous ne sommes pas les seuls ; plusieurs autre sociétés ou start-ups semblent avoir réussi à démarcher au vu des commentaires.

Le fait que nous facturions à la facture traitée sans aucun engagement facilite beaucoup les ventes. Selon nous, cela dénote un engouement des utilisateurs pour les offres spécialisées qui répondent précisément à leurs problèmes.

Le futur des logiciels passera soit

  • par une centralisation avec un acteur unique qui maîtrisera en amont toutes les features exigées par les professionnels du chiffre,
  • par une marketplace intégrée qui permettra de plugger des outils très qualitatifs répondant exactement aux besoins des EC et des DAF… un SAP accessible et peu cher avec des connecteurs qui ne nécessitent pas de développement informatique.
Pour faire un test, c’est ici www.chaintrust.io/