L’archivage légal chez Chaintrust

Lorsque vous utilisez Chaintrust, vous avez recours à une solution dite “Software as a Service (SaaS)”. Dans le langage courant, on parle surtout de “plateforme” ou de “cloud computing”. Il s’agit d’une application où l’intégralité des couches fonctionnelles ainsi que des données de l’outil sont hébergées sur internet.

Quid de l’archivage légal ?

L’archivage légal (ou probant) correspond à un ensemble de dispositifs mis en place pour garantir la fidélité d’une pièce dématérialisée à l’originale. Dans un système d’archivage légal, il faut certifier que la pièce archivée est identique et conforme à l’originale déposée.

Pourquoi parler d’archivage légal chez Chaintrust ?

En tant qu’utilisateurs, vous déposez sur Chaintrust des pièces comptables, c’est-à-dire des éléments qui attestent de la réalité économique d’une transaction. On pense généralement aux obligations légales de stockage au regard de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales (6ans) et l’article L123-22 – Code de commerce (10ans). Pourtant, il existe de nombreux cas d’usages qui nécessitent de conserver des documents comptables comme la prescription commerciale, l’indemnisation par un assureur, un audit légal etc.

Comment Chaintrust garantie l’archivage légal ?

L’archivage légal par Chaintrust est assuré par un système de token. En effet, chaque événement, chaque flux, chaque requête engendré par votre activité sur notre plateforme est tracé à l’aide d’un token. Ces tokens sont des identifiants uniques qui sont attribués à chacun des événements afin de garantir aussi bien leur traçabilité que leur authenticité. Par conséquent, lorsque vous glissez/déposez une pièce dans votre espace “Mes dépôts” sur Chaintrust, cette action est tokenisée. Ainsi, nous sommes en mesure d’associer une action de dépôt à un fichier.

Par ailleurs, le token est la garantie que la pièce est figée dans le temps. Il est horodaté et définit qu’à l’instant T de l’évènement, la pièce correspond à ce qu’elle est, enfin il est impossible de modifier ce token.

Puis-je me servir de la pièce balisée par Chaintrust comme justificatif ?

Lorsque vous importez vos écritures générées par Chaintrust dans votre logiciel comptable vous remarquerez que les pièces jointes sont différentes de l’originale :

  1. Quelque soit le format d’origine, celle-ci est transmise sous format PDF
  2. Quelque soit la qualité d’origine, celle-ci ressort en 300dpi (densité de pixel)
  3. Elle est assortie d’un “tampon” bleu unique correspondant à la référence de la pièce

En effet,dans nos serveurs, nous travaillons en double flux, nous distinguons :

  • La pièce de travail : Elle est disponible dans la rubrique GED ou dans vos Archives et comprend un filigrane bleu. Cette pièce correspond à une copie compressée et horodatée par Chaintrust. 
  • La pièce d’origine : Elle est disponible dans la rubrique Mes dépôts et porte exactement le nom que vous lui avez donné au moment du dépôt.

La pièce originale est donc conservée sur nos serveurs et son dépôt est enregistré grâce à la tokenisation.

En conclusion, les documents déposés sur Chaintrust ont-ils une valeur probante ?

Oui. Les factures déposées sur Chaintrust ont la même force probante que l’original. Au regard de tous les processus que nous vous décrivons ci-dessus, nous garantissons l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité de vos pièces, garantissant ainsi le respect du décret n°2016-1673. 

Attention cependant, si vous supprimez un dossier, les pièces du dossier seront intégralement supprimées.