gestion doublons écritures comptables

La gestion des doublons dans les écritures comptables avec Chaintrust

Le saviez-vous ? Chaintrust gère totalement vos doublons !

Vous n’aurez plus jamais à vous en soucier.

Beaucoup de comptables souffrent d’une relation chaotique avec leurs clients : entre les boîtes à chaussures, les scans en double ou en triple, les envois multiples et les copier-coller aléatoires sur le bureau de l’ordinateur, on peut rapidement se retrouver dans un sacré désordre.

Rassurez-vous, le bureau de vos clients doit certainement aussi ressembler à ça…

L’un des grands avantages à utiliser un outil comme Chaintrust, c’est que vos doublons de pièces comptables sont intégralement pris en charge, sans aucune exception.

Factures, notes de frais, relevés bancaires, quittances, acomptes… inutile de scanner sans cesse les mêmes documents : il vous suffit de scanner en une fois l’intégralité de vos pièces comptables, de tout déposer sur Chaintrust, et de les ranger une bonne fois pour toutes dans un classeur. 

Chaintrust s’occupe du reste !

Rentrons dans les détails : 

Il y a 2 types de doublons courants :

  • Les documents en double après un copié-collé hasardeux d’un dossier à un autre ou un transfert d’un mail à un autre
  • Les documents pris 2 fois en photos ou les tickets de caisses représentant la même transaction qu’une autre facture physique

Ces types de documents font l’objet de traitements différents.

Les documents copiés-collés en double

Suivez la cloche verte et la croix rouge

Lorsque vous déposez un document sur Chaintrust, vous apercevez rapidement qu’une barre de progression s’affiche jusqu’à atteindre une petite coche verte.

Si une croix rouge apparaît, c’est que le format de votre document n’est pas accepté et que nous ne pouvons donc pas le traiter !

La raison pour laquelle nous vous demandons de bien attendre que le document soit arrivé au bout du chargement, c’est parce qu’il se passe beaucoup de choses avant le téléversement des factures

En effet, la toute première étape consiste à chiffrer l’intégralité du contenu du document via un algorithme de hachage que l’on appelle le SHA-512. Ce contenu chiffré est ensuite envoyé sous un format en base 64 en paramètre de la requête de création de votre document.

Le fingerprint et le hash

Le contenu final, que l’on appelle “fingerprint”, fait toujours la même longueur et sera enregistré dans notre base de données pour comparatif.

Voilà donc à quoi ressemble le contenu brut de votre facture lorsque vous la déposez sur notre plate-forme (c’est normal si cela vous paraît incompréhensible) :

Et voilà à quoi ressemble ce même contenu, chiffré et haché en base 64

Ce “hash” est absolument unique à chaque chaîne de caractères. 

Si vous déposez deux fois le même fichier, vous retrouverez toujours quoiqu’il arrive 2 fois le même “hash” final. 

Nous enregistrons alors ce hash comme une “empreinte digitale” de votre document dans notre base de données. Toutes vos factures et tous les documents comptables ou non comptables que vous déposez sont ainsi marqués de cette empreinte digitale unique.

Une fois que votre document est ainsi enregistré dans notre base de données, nous comparons alors son empreinte digitale avec celle de tous les autres documents présents dans notre base de données. Si nous retrouvons deux fois la même empreinte digitale pour le même dossier (peu importe l’année fiscale), alors nous marquons ce document comme doublon, et il apparaîtra en gris dans votre boîte de traitement.

Cet algorithme fonctionne parfaitement et de manière absolument prévisible : il ne peut pas y avoir d’erreur possible !

Si vous avez donc un doute, si vous vous demandez “Ai-je bien déposé ce document sur Chaintrust ?”, inutile de réfléchir plus longtemps : vous pouvez tout déposer autant de fois que vous le souhaitez. Cela vous rajoute juste plus de doublons en gris, mais les documents ne seront jamais traités en double.

De même, si vous déposez des documents et que vous ne voyez rien en traitement, pensez à regarder votre boîte de traitement : les documents sont sûrement marqués comme doublons !

Les documents identiques sur 2 photos différentes

Parfois, il arrive que votre client ou vous-mêmes preniez 2 photos différentes du même document.

Il peut aussi arriver que votre client aille chez Leroy Merlin ou Metro, et qu’il demande, en plus de la facture, le ticket de caisse associé, puis qu’il scanne les deux documents séparément.

Dans cette configuration, impossible donc de rejeter automatiquement l’un des deux documents, car la fingerprint sera forcément différente.

Chaintrust va donc traiter les deux documents séparément.

Une fois que ces documents seront traités, nous allons comparer automatiquement les deux documents via des algorithmes de piste d’audit fiable. Chaintrust émet automatiquement des vérifications de doublon “forte” et “faible”.

Les vérifications fortes sont les suivantes : si un document comptable (facture, ticket de caisse…) possède le même fournisseur, le même numéro de pièce, la même date et le même montant, alors ce document est rejeté en doublon.

Les vérifications faibles sont les suivantes : si un document possède le même fournisseur, la même date et le même montant, alors une vérification visuelle doit être effectuée en interne pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’un doublon.

Lorsque vous recevez vos écritures, nous vous affichons le doublon dans un fichier excel, avec la liste de tous les autres documents rejetés. Nous vous affichons, en plus, le nom de l’original du doublon qui a été déposé, et l’adresse email de la personne qui a déposé !

L’avantage, c’est que ces vérifications sont invisibles pour vous. Nous vérifions tout pour vous de manière automatique. Cela vous permet de vous reposer complètement sur Chaintrust. 

Alors inutile de réfléchir : déposez directement toutes vos pièces comptables sur notre plateforme. La seule chose que nous vous demandons, c’est de bien attendre que le chargement aille jusqu’au bout et que la coche verte apparaisse.

Trop de comptables perdent un temps considérable à s’assurer que leurs documents sont bien scannés. Nous vous aidons à venir à bout de ces processus chronophages. Finissez-en avec le triple scan, le copier-coller, les vérifications manuelles sur Excel tard le dimanche soir, et surtout les inquiétudes quant au traitement de telle ou telle facture. Votre saisie comptable est entre de bonnes mains !

D’ailleurs, nous aimerions beaucoup que vous puissiez nous envoyer vos méthodologies pour que nous vous aidions à améliorer vos process.