Experts-comptables, regroupez vos fournisseurs avec Chaintrust !

Chers experts-comptables, chez Chaintrust, nous offrons la possibilité de regrouper les fournisseurs dans des comptes fournisseurs de regroupement, comme vous pourriez le faire habituellement si vous saisissiez vos factures à la main.

Nous associons chaque numéro SIREN à un compte fournisseur, ce qui nous permet d’avoir les informations comptables et juridiques liées à ce fournisseur. Cette association est capitale dans Chaintrust, c’est ce qui nous permet d’assurer une qualité des écritures constante (et c’est ce dont vous avez besoin).

Lorsqu’une facture est déposée sur l’outil, nous identifions le fournisseur via son numéro SIREN (ou le client s’il s’agit d’une vente) et nous le lions avec un compte fournisseur (ou un compte produit). 

Par exemple, si nous voyons une facture Dell, nous allons extraire le numéro Siren de l’entreprise DELL sur la facture et le lier au compte que nous identifierons comme DELL dans le FEC (FDELL par exemple).

Il est important de comprendre qu’un fournisseur ne peut être affecté qu’à un seul compte fournisseur

Cependant, dans certains cas, un compte fournisseur peut posséder plusieurs fournisseurs, c’est pour cela que nous les appelons des comptes de regroupement. Par exemple, citons le compte 08CB ou FNDF.

Le regroupement des fournisseurs

Voici un exemple de comptabilisation avec un compte de regroupement.

Un client se déplace à Intermarché et achète un sandwich. Etant donné que ce sandwich peut être acheté auprès d’un autre fournisseur (Station Total, Dia, Carrefour, BP, Auchan etc.) la majorité des cabinets préfèrent centraliser l’ensemble des “petites” dépenses au sein d’un compte fournisseur DIV.

Nous suivrons donc le schéma comptable du FEC et nous comptabilisons l’ensemble des dépenses de carburant dans le compte DIV.

Si vous fonctionnez sur un plan comptable auxiliaire, la sortie pourra ressembler à ça :

4010000 FOURNISSEURS FDIV Intermarché

Si vous fonctionnez sur un plan comptable principal, la sortie ressemblera à ça :

401DIV Intermarché

Cependant, la logique de comptes centralisateurs est difficile à appréhender pour un algorithme. Plus vous en utiliserez, plus vous rendrez vos plans de comptes complexes et plus vous vous enfermerez dans une saisie manuelle. 

Chez Chaintrust, nous limitons donc l’utilisation des comptes “fourre-tout” à un compte maximum. Sauf rares exceptions, nous n’autorisons pas l’accumulation des FDIV, FRESTO, FESSE et FPEAG. Cela correspond à l’argument que nous faisons précédemment sur l’harmonisation des plans de comptes : plus vos comptes sont harmonisés, plus vous serez capables d’automatiser votre saisie comptable, et plus vos revues d’audit seront simples et efficaces !

Et dans le cas de la centralisation des clients ?

Il est également possible de centraliser l’ensemble des clients dans un compte client DIVERS (par exemple pour le cas des activités BtoC où le nombre de clients est important).

La logique des comptes de regroupement est exactement la même côté clients que côté fournisseurs.

Comment changer de compte ?

Vous pouvez également décider de déplacer un fournisseur d’un compte de regroupement vers un compte.

Par exemple, si vous avez pris l’habitude de mettre “Intermarché” dans un compte “FDIV”, mais que votre client prend l’habitude d’y aller tous les jours et d’y faire des dépenses de plus en plus cruciales pour son activité, on peut déplacer Intermarché vers un compte “FINT”. 

Si cela se produit, sachez que le changement va impacter toute notre base de données. Toutes les factures saisies précédemment seront changées côté Chaintrust. Ainsi, si vous nous demandez une régénération de vos archives d’écritures pour les réimporter dans votre logiciel comptable après avoir effectué un changement de ce type, alors ce changement sera appliqué partout dans les écritures.

Est-ce plus clair pour vous ? Si oui, c’est fantastique. Si non…