EXPERTS-COMPTABLES, ET SI LA CRISE ÉTAIT UNE OPPORTUNITÉ POUR MIEUX ORGANISER VOTRE CABINET

En tant que Start-Ups au service de la profession comptable nous sommes amenés à rencontrer de nombreux cabinets pour leur proposer nos services.

Nous sommes souvent étonnés du nombre d’experts-comptables qui nous demandent quels outils utiliser pour fluidifier et organiser le télétravail.

Du fait de l’organisation actuelle des Start-Ups, nous sommes fortement digitalisés avec une vraie expérience du télétravail et nous avons pensé qu’il était important en ce moment d’accompagner les Experts-Comptables dans la mise en place d’outils pour faciliter leur travail durant le confinement.

Pour cela, nous vous proposons un Webinar qui aura lieu le mardi 28 avril à partir de 14h animés par plusieurs Start-Ups de la profession comptable :

Lien webinair du mardi 28 avril à 14h

Chaintrust outil d’automatisation de saisie comptable www.chaintrust.io

Welyb, plateforme et GED collaborative vous permettant d’échanger facilement avec vos clients et d’interconnecter tous les outils du cabinet

Libeo, outil qui simplifie et facilite le paiement des fournisseurs

HappyCab, la startup qui permet aux cabinets comptables de travailler leur marque employeur et aux candidats de trouver le cabinet qui leur correspond.

Dans un premier temps nous allons parler de l’importance de la culture du télétravail. Sans définir une culture stricte du télétravail, la mise en place d’outil est au mieux inutile et au pire contreproductive.

Dans un deuxième temps nous allons nous allons vous présenter une multitude d’outils avec un seul point commun : vous accompagner pendant la crise pour faciliter votre métier.

1. La culture du télétravail.

La pire erreur possible en matière de télétravail est de présenter le télétravail comme un avantage exceptionnel concédé aux collaborateurs. Si le télétravail est présenté de cette manière, alors les membres du cabinet vont assimiler le télétravail à un travail dégradé.

Au contraire, le télétravail doit être présenté comme un mode de fonctionnement identique au travail présentiel avec une forte exigence de qualité.

HappyCab et Libeo insisteront sur les points suivants pour vous guider dans la mise en place du télétravail :

  • Le télétravail doit être préparé, anticipé et un certain nombre de règles claires doivent être mises en place avec les collaborateurs. Le télétravail ne doit pas être vécu comme un palliatif dégradé du travail en présentiel mais doit être une culture réelle, impliquant une méthodologie partagée au sein du cabinet. C’est une véritable culture à mettre en place. Bien sûr, dans le contexte actuel il faut s’adapter et déployer le télétravail dans l’urgence mais tout en ayant un message fort d’exigence et de transparence.
  • Pour implémenter en urgence le télétravail, une réunion téléphonique peut-être organisée pour insister tout d’abord sur la culture de l’écrit. En effet, il est très facile de résoudre des problèmes quand des personnes sont physiquement présentent dans la même pièces. Une grande partie de la communication est non verbale et le fait de voir les gestes et l’attitude de la personne nous aide à comprendre ce que l’autre cherche à dire. Le télétravail ne permet pas ce type de comportement, il faut absolument être capable de synthétiser hiérarchiser et expliquer ses problèmes clairement.
  • La communication visuelle permet facilement de présenter un problème. La communication purement verbale, sans être en contact avec l’autre dégrade significativement la qualité des échanges. Cette qualité des échanges étant encore plus dégradée lors d’échanges uniquement écrit comme par exemple avec les e-mails. Pour limiter cette baisse de qualité il faut mettre en place une exigence particulière sur la qualité d’expression écrite.
  • Organiser la communication :

1. Contextualiser : de quel dossier parlons-nous ? Qui est le client ? Quel cycle est concerné ? etc.

2. Problématiser : Quel est le problème ? Ce dernier doit être circonstancié et présenté clairement. Par exemple : pour le dossier A concernant le cycle achat, pour les factures du fournisseur X je ne parviens pas à rapprocher les montants avec la banque. Cela concerne 15 factures physique pour un montant total de X euros, et je ne retrouve que 13 virements pour un montant total de Y euros.

Entrainez également les collaborateurs à vous apporter des pistes de résolutions en même temps qu’ils vous communiquent les problèmes. Petit à petit cela les aidera à trouver eux même la solution.

3. Grouper les questions. Lors d’un échange oral dans la même pièce, il est facile aux collaborateurs et au chef de mission d’interagir et de se poser des questions en continue. La résolution aux questions se faisant au fur et à mesure.

Concernant le travail à distance il est beaucoup plus difficile d’échanger en continu, sauf à s’envoyer des mails et à s’appeler toutes les deux minutes.

Il faut donc que le collaborateur soit en mesure d’avancer au maximum sur le dossier pour grouper toutes les questions en même temps par exemple pour chaque demi-journée de travail pour chaque cycle tant que ce dernier n’est pas bloqué.

Il ne faut surtout pas que le collaborateur ait peur de solliciter le chef de mission mais que ce dernier prépare une liste de questions comme il le fait avec le client pour limiter les interactions avec le chef de mission et pour permettre à ce dernier d’avancer également.

Sondage de VDC

La pratique du télétravail en dit d’ailleurs beaucoup sur les cabinets, notamment du point de vue de leur organisation et de leur modernité. En effet, c’est ce qu’en disent les candidats, comme le montre ce sondage mené avant la crise sanitaire actuelle par VDC :

Sondage visant à connaître le pourcentage de comptables intéressés par le télétravail, ce sondage a eu lieu le 2 décembre 2019, donc avant la crise du Covid 19.

Sur les plus de 2300 votants, le résultat était clair : 80% d’entre eux souhaitaient déjà user du télétravail

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Voici certains des retours sur ce sondage :

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Fort de ces constats, nous avions alors décidé de proposer à nos clients de mettre en avant le fait qu’ils proposent le télétravail à leurs salariés, étant un avantage clair pour les collaborateurs.

Plus récemment, nous avons sondé la communauté VDC afin de savoir qui était en télétravail suite à l’annonce du confinement, ce qui nous permet de voir combien de cabinets ont su mettre en place le télétravail en quelques jours.

Voici les résultats d’un sondage effectué le 16 mars, où déjà 63% des plus de 3200 votants nous ont indiqué être déjà en télétravail

From Slite.com

3 jours plus tard, le 19 mars, nous avons reposé la question et plus de 89% des 3900 votants nous ont indiqué être en télétravail :

From Slite.com

Donc dès le premier jour du confinement près de 2 tiers des votants ont indiqué être déjà en télétravail, puis près de 90% seulement 3 jours après : preuve que les cabinets ont su s’adapter !

Voici quelques retours de collaborateurs en télétravail pendant le confinement :

From Slite.com
From Slite.com

Le télétravail n’est pas encore un réflexe pour les cabinets, néanmoins le confinement les forçaient à sauter le pas, et une très grande majorité semble avoir réussi. Il y a cependant ceux qui préfère rester au cabinet, mais proposer le télétravail dans les cabinets va bientôt devenir une nécessité.

Bien sûr proposer le télétravail à ses salariés est loin d’être une fin en soi, mais cela permet d’exposer aux candidats la modernité du cabinet. Du côté des collaborateurs, c’est une option qu’ils savent pouvoir envisager si le besoin s’en fait sentir et cela contribue à la sensation de bien être des collaborateurs, proposer le télétravail fait partie d’un tout, un tout qui contribue à la bonne harmonie du cabinet.

2. Outils pour faciliter le télétravail

Libeo

La dématérialisation des factures va devenir la norme pour toutes les entreprises. Les nouvelles technologies vont libérer les dirigeants et DAF des tâches manuelles pour qu’ils puissent se concentrer sur l’analyse et le suivi de leur trésorerie. Libeo équipe cette transformation : sa plateforme permet de dématérialiser ses factures fournisseurs en quelques secondes, de les valider en équipe et de les régler en un clic.

Sa fonctionnalité de paiement limite les risques d’erreurs et d’impayés : notre IA vérifie les IBAN des prestataires pour réduire les délais de paiements, limiter les fraudes et améliorer les finances des TPEs et PMEs. Une innovation qui génère des gains de productivité majeurs et raccourcit les délais de paiements, cause majeure des faillites d’entreprises en France.

Libeo permet donc de gérer le cycle d’achat de bout en bout : dématérialisation, centralisation, validation en équipe et paiement en un clic. Pour une meilleure gestion financière, les utilisateur visualisent l’état de leur trésorerie en temps réel depuis le tableau de bord. Parmi les fonctionnalités clés de la plateforme:

  • Centralisation des factures pour gagner du temps et ne plus les chercher partout sur votre bureau, dans vos mails ou votre ordinateur.
  • Saisie automatisée des données : Libeo reconnaît les champs de vos factures (envoi par import ou email) et copie les données clés en quelques secondes. Plus besoin de saisir chaque ligne à la main, un réel gain de temps. 
  • Paiements des factures fournisseurs. Réglez vos factures sans IBAN, directement depuis Libeo. Il vous suffit de l’email de votre fournisseur, vous n’aurez plus à passer par votre interface bancaire pour planifier des virements. 
  • Suivi du statut des factures en temps réel pour savoir immédiatement celles qui sont payées, à régler ou à programmer et ne plus recevoir d’email de relance.
  • Travail en équipe. Traitez vos factures plus rapidement : définissez les rôles de chacun, personnalisez le processus de validation, validez ou faites valider en 1 clic.
  • Vos finances en temps réel. Un tableau de bord simple pour suivre sa trésorerie et la garder sous contrôle grâce à des indicateurs financiers pertinents.

Quelques mois après son lancement commercial, Libeo compte déjà plus de 5000 entreprises dans son réseau, dont Le Faucheur Avocats, Hôtel Annapurna, la Clinique des Champs Elysées, Victor & Charly, Monoprix (franchise) et Paname Collections.

Les transactions sont 100% sécurisées : Libeo est enregistrée par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution («ACPR») sous le numéro 844679068 (agrément consultable dans le Registre des agents financiers – www.regafi.fr) en tant qu’agent de services de paiement d’établissement de monnaie électronique. 

Libeo a reçu le prix de la Fintech de l’Année 2019 décerné par Finance Innovation.

Slack

Slack remplace les appels téléphoniques, les e-mails, et les textos au sein du cabinet.

Il permet de communiquer en temps réel entre tous les collaborateurs, de faire des groupes par dossier, par groupe de travail, ou par types de collaborateurs.

Il permet également d’échanger tous types de fichiers entre parenthèses PDF, Excel, Word.

Il intègre un outil de recherche avancé pour retrouver les fichiers échangés par type de personnes, par types de fichiers, par date…

L’outil est entièrement gratuit, facile à installer et à prendre en main.

Il va vous permettre d’éviter les échanges de mails chronophages et inutiles.

Si une culture de l’écrit se met en place comme précisé ci-dessus l’outil va vous permettre de faciliter instantanément le télétravail. C’est l’outil que nous utilisons chez Chaintrust ou nous avons une forte culture du télétravail.

Pour info le logiciel TEAMS que vous avez gratuitement avec les abonnements microsoft est une copie de Slack (fonctionnelle certes, mais moins facile à prendre en main)

Welyb :

Welyb est un véritable outil de télétravail. D’autant durant le Covid-19 puisque ils ont déployé une fonctionnalité de visio-conférence (interne et externe). Concrètement, avec Welyb vous n’avez plus besoin d’emporter de classeurs à la maison ! Tout est stocké, classé et partagé avec tous les interlocuteurs d’un dossier.

De plus, la GED de Welyb est entièrement sécurisée et s’adapte aux besoins de chacun de vos clients (ces derniers pouvant l’utiliser comme GED pour leur entreprise également). La plateforme vous fournit également des outils pour automatiser le suivi des tâches et les demandes d’information client. En effet, le digitale doit apporter un vrai confort d’usage. Combien de fois vous êtes vous plains des mails de points en suspens mal traités ou tout simplement non traités ?

Grâce à Welyb, vos demandes d’information sont structurées et automatisées !

Enfin, la solution vous permet de donner une cohérence à votre système d’information en interconnectant tous vos outils et en fournissant à vos clients un point d’entrée unique.

Trello :

Vous avez déjà vu un mur ou un tableau en liège avec plein de post-it collés de tous les côtés, n’est-ce pas? Eh bien on peut dire que Trello en est la version 2.0. Inspiré de la méthode Kanban, un système d’organisation créé à la fin des années 50 par un ingénieur de chez Toyota, Trello est une application permettant de gérer des projets et tâches en équipe. A l’époque, il s’agissait d’étiquettes mobiles que l’on déplaçait sur un tableau pour organiser le travail des employés, et visualiser l’avancée des tâches de chacun, de leur création à leur résolution. 

Cet outil va vous permettre de facilement organiser vos tâches (par équipe ou par thématique). Et ce, gratuitement !

Par exemple vous pouvez créer une fiche « dossier Client SOGECOM » et ajouter dans cette fiche 3 membres du cabinet. Vous pouvez ensuite répartir les rôles et affecter à chacun une checklist de tâches à faire. Tout le monde peut consulter la checklist, et voir l’avancement globale du projet.

Chaintrust

Chaintrust est un outil d’automatisation de production comptable qui permet de traiter 100% des factures de vente et d’achat. Contrairement aux OCR du marché, Chaintrust se base sur le FEC N-1 pour paramétrer le dossier et comprendre votre mode de fonctionnement.

La mise en place est enfantine puisqu’il vous suffit de glisser déposer un FEC et de glisser déposer des factures. Chaintrust se chargera de les comptabiliser dans les bons comptes et de vous fournir des imports compatibles avec vos logiciels.

Tous les détails sur chaintrust

Pour participer à ce Webinaire il vous suffit de vous inscrire sur le lien suivant, nous sommes impatient de vous y retrouver 😃

Lien webinair du mardi 28 avril à 14h