Expert-comptable & facture électronique : quel rôle aujourd’hui pour préparer le terrain de demain ?

Dans une série de 3 articles dédiés, nous vous avons décrit le cadre de la facture électronique qui s’imposera progressivement à l’ensemble des entreprises françaises à horizon 2026*. Une question demeure pour la profession : quelle place pour l’expert-comptable dans cette profonde transformation des relations commerciales ?

Faut-il se contenter d’une attitude passive et subir le changement ? Ou prendre les devants et devenir force de proposition auprès de vos clients ?

Dans cet article, Chaintrust vous partage sa vision du rôle de l’expert-comptable dans cette transition.

*À la suite des annonces du Compte rendu du Conseil des ministres du 15 septembre 2021, les échéances d’applications de la facture électronique ont été décalées d’un an (2024-2026).

Sensibilisation à la facture électronique

La généralisation de la facturation électronique va profondément changer la manière de produire et de faire circuler l’information commerciale et financière. Les experts-comptables et leurs collaborateurs seront au cœur de cette transition, dans le cadre de leur rôle de “ médecin-conseil ”, mais surtout pour définir les nouvelles règles du jeu avec leurs clients. Pour cela il faut les sensibiliser dès maintenant.

Tout comme la renégociation des honoraires, il s’agit de prendre le sujet en amont afin d’ouvrir le dialogue avec le client et d’assurer un certain rapport de force en étant à l’initiative de la discussion.

Par ailleurs, certaines entreprises se sont habituées à de mauvaises pratiques comme la transmission systématique des éléments en support papier, l’envoi en retard des pièces justificatives, la négligence des conditions de formes et de fonds de leurs facturations. Une familiarisation avec le sujet de la facture électronique semble nécessaire pour se prémunir d’une situation de crise pour ces entreprises aux nombreux axes d’amélioration en vue de l’implémentation de la facture électronique.

A noter, qu’il est important de rappeler les différents bénéfices attendus de ce projet pour les entreprises tel que le recentrage métier, le gain de coût de traitement administratif, la réduction, l’optimisation de leur BFR ou encore le zéro papier.

Audit de l’organisation

En qualité d’expert, vous êtes en mesure d’identifier les forces et les faiblesses des organisations que vous accompagnez. Au travers du DEC et de votre expérience, vous avez acquis de solides connaissances en matière d’analyse de l’organisation managériale (structure, mode de communication, type de management …) de performance financière (équilibre financier, rentabilité, solvabilité …) et de gestion du système d’information (infogérance, interconnexion des outils de gestion, gestion du parc informatique … ).

Grâce à ce panel de compétences, un expert-comptable dispose de l’ensemble des éléments pour proposer un audit d’implémentation de la facturation électronique chez ses clients. Il s’agit de se prononcer sur l’existant et d’identifier les acquis et les axes d’améliorations.

Dans le cas spécifique de la facture électronique, il conviendra d’analyser et de se prononcer sur :

L’urgence de la transition :

  • Quand devrai-je effectuer ma transition ? 2024? 2026 ?
  • Mes partenaires commerciaux sont-ils B2C ? Grands comptes ? TPE ?

L’environnement managérial :

  • De quelle manière les services comptables communiquent-ils avec les services commerciaux et achats ?
  • Le service financier est-il centralisé ? Ou multi-site ?
  • Comment l’organisation forme ses collaborateurs ?
  • L’entité est-elle déjà dans une démarche 0 papier ?

L’environnement applicatif :

  • Dresser une cartographie de l’environnement applicatif de l’entreprise (ERP, CRM …)
  • S’assurer de la compatibilité de cet environnement avec un système ouvert de plateforme de facturation

Les dispositifs de contrôles internes ?

  • Quel est le processus fournisseur ? (commande, bon à payer, comptabilisation …)
  • Idem pour le processus client (devis, contrats cadre, recouvrement … )
  • Quels sont les contrôles clés qui garantissent la fiabilité des process et seront-ils obsolètes ou transposables avec la facture électronique ?

Sur la base de son diagnostic, l’expert peut mettre en exergue les faiblesses de l’organisation et ainsi proposer des actions à mettre en place.

Préconisations opérationnelles

De même que dans le cadre d’un audit classique, l’expert-comptable peut proposer des plans d’action suite aux faiblesses identifiées dans son audit de l’organisation. De l’optimisation des processus à l’accompagnement dans la mise en place de nouveaux outils, le champ d’action reste large. De manière générale, les plans d’action comprennent : la mise en place d’une nouvelle organisation du travail, l’intégration de nouveaux outils et des plans de formations des salariés. 

Dans le cadre de cette mission, l’expert-comptable s’impose comme un expert digitalisation qui offre la possibilité à l’organisation d’optimiser la performance de ses services financiers. En matière de préconisation sur les procédures, il conviendra :

  • d’identifier les doublons de tâches ;
  • d’optimiser l’exploitation de temps humain ;
  • de limiter l’intervention humaine source d’erreur ;
  • de mettre en place des contrôles clés pertinents ;

Concernant l’environnement applicatif : 

  • proposer des solutions interopérables ;
  • identifier les solutions adaptées à l’organisation et son business modèle ;
  • garantir la sécurité de la donnée ;

Enfin, pour la formation : 

  • identifier les personnes clés à former ;
  • garantir la diffusion des connaissances ;
  • formaliser les nouveaux process ;

En définitive, les experts-comptables doivent mettre leur savoir-faire au service de la performance de leurs clients en les accompagnant dans l’intégration de la facture électronique. Il s’agit, au travers de cette mission, d’éduquer vos clients à vos futurs processus tout en garantissant leur conformité à ce mode de fonctionnement.

En ce sens, une mission de conseil “ win-win “au service de la performance de l’entreprise, de sa compliance et d’une relation de confiance avec son expert-comptable. Pour ce faire, des outils du quotidien comme Chaintrust offrent la possibilité de familiariser dès maintenant les clients à des processus simples, efficients et standardisés. Chaintrust permet à la fois, un gain de temps aujourd’hui, mais également d’être prêt pour demain en particulier grâce à un outil de facturation compatible avec l’environnement de la facture électronique de 2024.