Déposer des factures et les récupérer

Nous allons aborder maintenant comment les écritures de Chaintrust ressortent du logiciel, et quel type d’écritures ressortent en fonction de quelles factures.

Pour savoir comment s’inscrire et déposer des factures, cliquez ici.

Si vous souhaitez télécharger le guide en version Pdf :

Ou si vous souhaitez voir la vidéo :

Vous avez donc réussi à vous inscrire, créer une société et déposer un FEC sur Chaintrust, bravo ! Maintenant, nous allons regarder en détail les écritures qui ressortent en déposant quelques documents, corrects et incorrects.

Dans l’image ci-dessus, nous constatons une liste de documents, certains étant des factures, d’autres des doublons, d’autres des documents incorrects. Regardons ensemble chaque document.

Une facture DELL

Ici, nous avons une facture DELL de 3280€ pour un ordinateur haut de gamme. Cette facture doit être immobilisée et amortie sur plusieurs années. Chaintrust ne gérant pas les immobilisations, elle va désactiver cette facture.

extrait k-bis

Plus haut, nous avons un extrait k-bis, qui n’est pas une facture : Chaintrust va désactiver ce document et ne pas le traiter, ce document ne sera donc pas facturé.

Une facture de prestations de services

Ici, nous avons une facture simple de prestation de services pour 240€, qui doit être comptabilisée dans un comptes de charges classique.

Une autre facture de prestation de services

Ici, nous avons une autre facture de prestations de services, mais pour un montant supérieur à 1000€. Comme il s’agit de services, il ne faudra pas l’immobiliser.

Ici, nous voyons une facture de restauration, qu’il faudra comptabiliser normalement.

La facture metro

Voici maintenant la redoutable facture metro, difficile à lire et à éclater en plusieurs comptes de charges. Chaintrust parviendra-t-elle a la comptabiliser correctement?

Une facture illisible

Une fois que nous déposons toutes ces factures sur Chaintrust, le logiciel va les « ingérer » et commencer à faire tourner des algorithmes sur les images.

En allant dans l’onglet « Vos Ecritures », vous pourrez voir l’évolution du traitement des factures par une barre de progression qui avance au cours du temps : en principe, nos algorithmes parviennent à traiter vos dossiers en quelques heures seulement, et ensuite nous vérifions les résultats en interne grâce à des checks de cohérences pour écarter les documents incorrects.

Une fois que les algorithmes ont effectué leur travail, vous pourrez voir le résultat avec un bouton sur lequel vous pouvez cliquer pour télécharger un zip final contenant vos écritures et les fichiers associés.

Si vous avez des doutes sur la génération de ce fichier, cliquez ici.

Trois dossiers vont s’afficher dans le zip final : invalid, processed, unsupported.

Les « invalides »
On peut voir sur le nom du fichier que c’est le document qui a été sélectionné comme « invalide » par le logiciel Chaintrust

Les fichiers invalides contiennent tous les documents qui ne sont pas des factures ou des documents comptables corrects : ici, il s’agit de l’extrait k-bis que nous avons mis au début.

Le récapitulatif des fichiers « invalides »

En plus des fichiers rejetés pour cause d’invalidité, Chaintrust vous joindra un fichier excel avec la liste de ces fichiers et le nom du pdf fourni.

Les fichiers unsupported

Un deuxième dossier se présentera à vous, contenant les fichiers non supportés par Chaintrust. Encore une fois, un fichier excel sera joint aux fichiers pdfs pour vous indiquer la liste des éléments dans le dossier.

La liste des documents non supportés, dans un fichier excel

Ici, voici certaines raisons pour lesquelles Chaintrust rejete des factures. Un élément important à noter : Chaintrust ne facture pas le rejet de ces factures, qui sont donc 100% gratuites pour vous. Voyons ensemble en quoi elles correspondent à chacun des factures que nous avons vues précédemment.

Fichier SEVERA -> Plusieurs fournisseurs sur une même image

Lorsqu’il y a plusieurs fournisseurs sur une même image, Chaintrust rejette la facture pour cause de « Fournisseurs Multiples »

Fichier UNREAD -> un fichier illisible

Lorsque le fichier est clairement illisible, Chaintrust rejette le document pour cause « Illisible »

Fichier FIXED -> une facture à « immobiliser »

Lorsque nous sommes en présence d’une facture pour un objet à un montant élevé, Chaintrust va désactiver la facture pour cause d’immobilisation. Ce sera à vous de la traiter, en comptabilisant l’amortissement !

Le dossier « processed »

Le dossier qui nous intéresse le plus, cette fois, sera le dossier « processed » : c’est ici que Chaintrust va déposer tous les documents qui ont été traités : Ce dossier contient trois types d’éléments :

  • Un fichier compatible avec votre logiciel comptable
  • Un fichier excel (xls) pour que vous puissiez relire les écritures
  • Tous les fichiers des factures traitées

Le fichier compatible avec votre logiciel sera un fichier natif que vous pourrez facilement importer : ici, par exemple, pour Cegid, ce sera un fichier .tra dans lequel des balises seront insérées, ce qui permettra à Cegid d’importer les images des documents en même temps que les écritures.

Le fichier .tra pour CEGID

En plus de ce fichier, nous vous plaçons un fichier xls au format FEC qui vous permettra de relire les écritures

Ouverture du fichier XLS

Dans ce fichier au format FEC, vous retrouverez toutes les écritures qui vont êtres importées dans votre logiciel. Et la facture metro fonctionne !