Conduite du changement : 4 axes de réflexions sur la digitalisation de votre cabinet

En 1971, pour la première fois, le congrès annuel de l’Ordre des Experts-Comptables place l’informatique au cœur du débat avec pour thème “Informatique de gestion et comptabilité”.

Cette année-là, Intel sortait son premier microprocesseur (Intel 4004) et le réseau Internet (anciennement ARPANET) reliait 23 ordinateurs dans le monde. Un demi-siècle plus tard, les systèmes d’information occupent une place importante dans la gestion des cabinets d’expertise-comptable et le sujet de la digitalisation est omniprésent dans les publications de la profession. Comme dit l’adage, “Rome ne s’est pas faite en 1 jour” et même si la crise sanitaire a été un accélérateur dans la transformation numérique des cabinets, il incombe aux dirigeants de cabinets d’orchestrer efficacement la conduite du changement dans leur structure. 

Chaintrust accompagne au quotidien les cabinets dans leur transformation et vous livre les 4 axes importants en matière de conduite du changement.

“The sooner the better”

Amorcer une transition sur le tard pour rester compétitif induit certains risques. L’absence d’initiative entraîne un certain nombre de coûts et de manques à gagner  pour le cabinet. Afin d’offrir une expérience client à la hauteur des attentes du marché, il faut passer par une phase d’appropriation des nouvelles technologies et des nouvelles pratiques. Saisir le sujet le plus tôt possible permet d’avoir en tant que cabinet une force de négociation plutôt price maker auprès des éditeurs d’outils. Comme le rappelle Kurt LEWIN, le changement se fait en plusieurs étapes et compte tenu de la “violence” du changement, l’appropriation par les collaborateur mais aussi par les clients de l’expert-comptable peut être longue. K.LEWIN distingue en effet : 

  1. La Phase de dégivrage : période de doute caractérisée souvent par une crise culturelle ;
  2. Phase d’élaboration : instauration des nouvelles croyances qui est progressive avec une coexistence temporaire de valeurs hétérogènes ;
  3. Phase d’enracinement : les nouvelles valeurs sont clairement établies et intériorisées et les anciennes valeurs sont délaissées.

Définir les intérêts de chacun

Afin de le faire accepter aussi bien en interne qu’auprès de ses clients, il convient de définir les bénéfices que chacun tire du changement. Côté salariés, la valence correspond à la valeur attribuée par un salarié à l’intérêt d’adhérer au changement. Un collaborateur qui considère ne tirer aucun profit d’un changement interne aura une valence nulle, or il s’agit d’une variable clef dans la motivation au travail telle qu’elle a été conceptualisée par Victor VROOM.

A noter que cette “éducation” doit également se faire côté client. Les nouveaux outils changent les relations entre une PME et son cabinet (méthodologie de travail, échéances, délais, honoraires …). Comme dans toutes relations commerciales, il est important de communiquer et de garantir des valeurs clefs de transparence et de résilience avec ses clients.

Prévenir des informalités

Le risque d’un changement trop brutal c’est le recours aux informalités. En effet, un changement dans l’urgence induit de nouveaux processus que les collaborateurs peuvent rejeter. Dès lors, les cabinets peuvent déployer des moyens financiers importants pour des outils qui ne seront pas acceptés par les collaborateurs et donc non utilisés. Dans ce cas de figure, les salariés développent des processus et des méthodologies “informelles” au sens où ils vont à l’encontre de ce qui a été initié par la direction.

Mettre en place une dynamique de groupe

Au sein du cabinet, il convient de distinguer le rôle de manager qui est induit par la relation hiérarchique de 2 collaborateurs et celui de leader “charismatique” lié aux qualités intrinsèques d’un collaborateurs au sens de Max WEBER. Identifier les collaborateurs charismatiques et leur confier des responsabilités dans le cadre de la transition numérique du cabinet permet de bénéficier d’une dynamique de groupe. 

La force d’outils SaaS comme Chaintrust c’est sa flexibilité (sans engagement, disponible n’importe quand, depuis n’importe quel appareil …), l’ergonomie d’utilisation (permet une prise en main intuitive pour les collaborateurs), implémentable instantanément avec tous les logiciels du marché et sa capacité à transformer les relations entre cabinet et PME (le collaborateur dégage du temps pour accompagner et conseiller son client).

Vous aussi, amorcez une conduite du changement simple et efficace en implémentant Chaintrust dans votre cabinet.