entropie comptabilité

Comptabilité et thermodynamique, les lois invariables de l’entropie

D’habitude, nous vous parlons de comptabilité, d’automatisation de la saisie comptable ou de FEC… alors pourquoi nous prenons-nous soudain pour des physiciens en vous parlant de thermodynamique et d’entropie ?

Rassurez-vous, notre sujet ici a bien un lien avec votre métier : la comptabilité. Cela pourrait même vous aider au quotidien.

Trêve de suspens, il est temps pour vous de découvrir comment l’entropie s’applique aussi bien en thermodynamique qu’en comptabilité, vous permettant ainsi de développer une nouvelle vision de votre métier…

L’entropie & le 2ème principe de la thermodynamique

Commençons par quelques définitions plus qu’utiles. En thermodynamique, l’entropie caractérise le degré de désorganisation, ou d’imprédictibilité, du contenu en information d’un système.

Selon le deuxième principe de la thermodynamique, toute transformation d’un système thermodynamique s’effectue avec augmentation de l’entropie globale incluant l’entropie du système et du milieu extérieur. On dit alors qu’il y a création d’entropie.

Souvent, les physiciens donnent un exemple simple pour comprendre ce phénomène, qui est la fonte de glaçons dans un verre d’eau. La disparition des glaçons a pour cause une augmentation du désordre dans les molécules d’eau, qui provient elle-même de la transformation d’un système (la glace) en eau. 

Autrement dit, quand on met des glaçons dans de l’eau, on crée du désordre dans les molécules d’eau, qui se poursuivra jusqu’à atteindre un nouveau point d’équilibre et d’homogénéité : les glaçons se transformeront en eau, et la température globale du verre va baisser.

Quel rapport entre thermodynamique, entropie & comptabilité ?!

Ce n’est plus une nouveauté, le travail d’un comptable ressemble fortement au travail d’un data analyst. Les comptables ont pour mission de traduire des données d’un format (une facture) à un autre format (des écritures comptables).

Ils doivent le faire en respectant des normes spécifiques sur le choix des comptes, des fournisseurs, sur la TVA, etc. 

Ce qui est difficile à percevoir à ce stade, c’est que toute transformation réelle d’un système doit s’effectuer dans le sens d’un bilan entropique global sur le système et son milieu extérieur positif, autrement dit d’une création d’entropie.

Cette expression compliquée peut se traduire par la formule mathématique suivante :

Autrement dit, à chaque fois qu’on interagit avec un système, à chaque fois que l’on modifie des informations, on crée inévitablement de l’entropie !

Ainsi, lorsqu’un comptable saisit des factures, il fait passer des informations d’un état à un autre, créant ainsi inévitablement du désordre dans le système original.

Mais rassurez-vous : les comptables ne sont pas les seuls…

Il ne s’agit évidemment pas ici de critiquer le travail des comptables. Ce n’est pas notre genre !

Toute personne, dans son quotidien, crée de l’entropie dans un système sans forcément s’en rendre compte. Les usines créent de l’entropie lorsqu’elles vont chercher des minerais rares et les fondent à des températures très élevées pour construire nos voitures, ordinateurs, meubles, ou vêtements. Les restaurateurs créent de l’entropie lorsqu’ils transforment des aliments bruts en repas pour leurs clients. Les traducteurs de livres créent de l’entropie lorsqu’ils transforment un texte d’une langue à une autre. Le simple fait de respirer consiste mécaniquement à transformer de l’oxygène en dioxyde de carbone. Vivre, c’est créer de l’entropie, tout simplement !

Là où cela pose problème, c’est qu’en comptabilité, créer de l’entropie consiste à détruire le contenu des informations présentes dans des factures pour pouvoir les organiser sous une autre forme. 

Ainsi, lorsque vous regroupez plusieurs fournisseurs sous un compte de regroupement comme 401DIV, vous avez potentiellement perdu une partie de l’information qui était présente sur la facture. En effet, dans votre balance auxiliaire vous ne retrouverez pas le solde de chacun des fournisseurs regroupés dans le compte 401DIV. Le solde créditeur du 401DIV représentera l’ensemble des dettes de tous ces fournisseurs. Il en va de même lorsque des fournisseurs sont regroupés dans des comptes comme 401RESTAURANT ou 401CARBURAN par exemple. 

D’autre part, dans le cas d’une comptabilité d’une entreprise de BTP, les comptes 601 et 6063 sont beaucoup utilisés. Ces comptes-là vont permettre de regrouper toutes les dépenses de fourniture ou de petits équipements. Si l’entreprise achète des marteaux, des tournevis, des clous ou des chevilles et que le comptable ne précise pas le détail de l’achat dans le libellé de l’écriture, alors l’information sera perdue et ne pourra être retrouvée qu’en consultant la facture en elle-même (car l’ensemble de ces éléments là seront regroupés dans le compte 601 ou 6063). 

Pourquoi l’entropie est-elle l’ennemie d’une comptabilité en ordre et bien tenue ?

Le problème majeur de l’entropie en comptabilité

Le souci, c’est que plus l’entropie d’un système est élevée, moins ses éléments sont ordonnés, liés entre eux, capables de produire des effets mécaniques, et plus grande est la part de l’énergie inutilisable pour l’obtention d’un travail.

Ainsi, lorsque des auditeurs interviennent dans certaines sociétés, ils doivent fournir des efforts considérables pour retrouver les pièces comptables si la comptabilité n’a pas été faite très proprement.

Chez Chaintrust, nous pensons que si l’entropie est inévitable, cela ne signifie pas qu’il ne faudrait pas faire tous nos efforts possibles pour la limiter au maximum. Pour garder une piste d’audit fiable, il faut tout faire pour que les informations présentes sur la facture soient au maximum conservées.

L’un des points cruciaux qui sont affectés par l’entropie est évidemment le choix du compte de charges. Ce choix respecte en effet une logique qui est affectée par la typologie de l’entreprise et de son fournisseur, les éléments présents sur la facture, l’utilisation qui sera faite de ces items, mais aussi des prises de décisions de comptables individuels.

Sur quelle base décide-t-on de placer un élément dans un compte “611000 Sous-Traitance” au lieu d’un compte “615600 Maintenance” ? 

Comment peut-on être certain que cette prise de décision sera respectée à l’avenir, alors que l’information brute (l’item présent sur la facture) ne se retrouve pas en aval dans les écritures comptables ? 

Si un comptable en interne prend une décision de ce type sans trouver un moyen de la documenter derrière, et qu’ensuite ce comptable décide de démissionner, comment peut-on être sûr que lorsque le ou la prochaine comptable arrivera dans votre cabinet, cette décision sera respectée ?

L’irréversibilité, une autre conséquence à prendre en compte

Le problème fondamental de l’entropie est l’irréversibilité. Le deuxième principe dit que l’entropie d’un système augmente toujours

Bien que cette formulation théorique est un peu obscure, la résolution des équations implique une chose: il est toujours plus facile de déranger que de ranger. 

Le concept d’entropie est utilisé en théorie de l’information par le théorème de shannon. Dans ce contexte, cela équivaut à dire que l’information perdue est perdue pour toujours.

Un exemple plus parlant est le concept du vase en verre. On peut facilement briser un vase en verre : il suffit de le laisser tomber. 

En récupérant les morceaux, il est néanmoins possible de retrouver un vase en verre intact, mais en dépensant beaucoup plus d’énergie que lorsqu’on l’a cassé :

  1. Recoller les morceaux.
  2. Chauffer les morceaux à 1000° pour faire fondre le verre et refaire le vase en soufflant le verre.

Cependant, le vase ne sera jamais exactement comme il était avant.

Si on veut un vase, on peut le réparer, mais le mieux reste de ne jamais le casser

En comptabilité, l’information est dégradée en premier lieu par celui qui édite la facture : c’est lui qui a un maximum d’information, et qui la transcrit partiellement sur un document. 

Ensuite le client reçoit la facture, la perd, la multiplie… dégradant encore plus l’information. Mais encore une fois, ce n’est pas de sa faute !

Le comptable enfin, devant la masse de travail que requiert la récupération de l’information complète, n’a d’autre choix que de ne récupérer que l’information qui lui est utile : il doit ajouter du désordre pour ordonner la partie de l’information qui l’intéresse sans trop dépenser d’énergie (de temps de travail).

Limitez l’entropie comptable avec Chaintrust !

Chez Chaintrust, vous le savez, nous militons pour une comptabilité la plus fine et la plus précise possible. Nous enregistrons tous les éléments présents sur les factures, et effectuons des tableaux de correspondance entre un élément et un compte de charge. Le FEC contient une partie des informations, mais pas la totalité.

Nous faisons en sorte de stocker l’information brute, car toute information perdue est quasiment impossible à récupérer par la suite.

L’objectif ici n’est pas de faire de vous des comptables-physiciens… En revanche, l’idée est de vous apporter des éléments pour enrichir votre vision de la comptabilité et vous inciter à améliorer vos pratiques. Si vous souhaitez tester un moyen efficace de limiter l’entropie dans votre quotidien en tant qu’expert-comptable, nous avons une proposition à vous faire…