Automatisation comptable : 3 approches pour 3 segments de marchés différents

Du CFO du CAC40 jusqu’à la microentreprise de BTP, en passant par la pharmacie du coin de la rue, aujourd’hui, tout le monde peut se vanter d’automatiser sa comptabilité en 2021.

Mais est-ce que les grands de la finance ont droit au même processus que le dirigeant de PME ? Pensez-vous que le CFO du leader logistique français peut gérer sa comptabilité depuis son Smartphone tout comme le font la plupart des indépendants aujourd’hui ? 

Dans la mesure où chaque taille de business demande des besoins différents, les éditeurs s’adaptent pour s’adresser à leur compartiment de marché. Cette segmentation permet de distinguer 3 pratiques différentes en matière d’automatisation comptable.

1. L’ordonnancement par les flux

L’ordonnancement par les flux s’inscrit dans un environnement où l’information est très bien maitrisée par l’entreprise. Dans ce genre de configuration, le moindre flux d’information est informatisé et modélisé en base. Tandis que certains les développent en interne pour des besoins spécifiques, d’autres font appel à des solutions de marché très onéreuses de type SAP ou Oracle. Dans ces écosystèmes, la prise de commande est informatisée et dès lors que l’approbateur autorise la dépense, tout un processus vient se dérouler informatiquement dans un ERP, générant ainsi toutes les informations nécessaires pour le contrôleur de gestion, le magasinier, le comptable etc.

Lorsque vous passez à la loupe les FEC de ces entités, les codes utilisateurs les plus récurrents sont par conséquent des codes utilisateurs d’interface. C’est-à-dire que l’écriture comptable émane d’un autre compartiment du système d’information qui traduit son opération en flux comptable. C’est une architecture extrêmement lourde où chaque flux est paramétré de sorte qu’il trouve une signification selon qu’il soit lu par un comptable, un commercial, les membres du board … à noter que ce genre d’organisation ne laisse aucune place à l’inconnu, tous les cas de figure sont prévus en base. Cela offre une traçabilité de l’information hors du commun et permet de conserver un niveau de granularité de l’information qui ouvre un large champ des possibles à l’analyse.

En définitive, ce genre d’organisation requiert surtout d’excellentes compétences de data engineering pour structure une base de données sans faille avec des requêtes fluides sans saturation des serveurs. Les compétences métiers transverses sont également très appréciées de sorte à identifier quelles sont les données à matérialiser pour les besoins de chaque utilisateur selon leur service.

2. La labellisation

Très apprécié des microstructures dont les flux comptables sont peu nombreux et surtout simples et récurrents, l’automatisation par labélisation consiste à catégoriser via la banque ou la comptabilité les flux d’un partenaire commercial.

Cette approche s’adapte parfaitement à des schémas comptables basiques dont les imputations ne changent jamais. Par exemple, si vous êtes un consultant en UX design, vos écritures comptables seront très certainement limitées à des frais généraux (internet, EDF, téléphone), quelques outils SaaS en abonnement et des frais de missions (Uber, restaurant, Starbucks…). Dans cette approche, il vous suffit donc de catégoriser chacun de vos flux une première fois (ex : Bouygues = #626, Uber = #625 …) et de façon exceptionnelle, vous seriez amenés à étiqueter les nouvelles transactions.

Même si elle apporte un confort et une simplicité de mise en place, cette méthodologie ne peut néanmoins accompagner l’entité dans son développement. Or, à mesure que l’entreprise se développe, elle est amenée à rencontrer des cas de figure plus complexes dont les retranscriptions comptables seront elle-mêmes plus complexes et donc nécessiteront une approche différente.

Dans ce contexte, aucune compétence requise si ce n’est la réflexion de départ afin de savoir quelle traduction comptable vous souhaitez attribuer à vos achats et ventes courantes.

3. L’apprentissage ensembliste 

Lorsque vous êtes une PME, comme 3.5 millions d’entreprises françaises, vous vous trouvez dans une situation où les outils de labellisations sont trop simplistes pour gérer vos flux financiers mais vous n’avez pas la trésorerie nécessaire pour investir dans un système d’information ultra intégré. Afin de répondre à ce besoin de marché, l’offre s’est tournée vers la mise à disposition de services d’automatisation comptable basés sur des modèles d’apprentissage ensemblistes.

Les modèles ensemblistes sont des outils qui regroupent plusieurs briques d’algorithmes et de technologies différentes (OCR, NLP, classification …) dont l’objectif est de s’imprégner de « l’ADN comptable » d’une entité afin de traduire et d’affecter les informations de la facture dans les bons comptes de P&L et de bilan. Dans cette solution, pas besoin d’étiqueter vous-même les transactions, ni d’avoir la maitrise de l’ordonnancement de vos flux internes pour générer une écriture comptable. 

Il faut par ailleurs noter que même dans les groupes les plus structurés, il existe toujours une part de flux comptable saisis manuellement. Certaines entités du CAC40 disposent notamment de CSP administratifs pour le traitement des 10% des factures non intégrées. Grâce aux API, il est envisageable d’intégrer dans son SI ce qui ne l’était pas avant en interconnectant un outil externe en API ouverte avec son environnement informatique.

Si vous n’avez pas la capitalisation boursière de LVMH mais que vous ne souhaitez pas non plus étiqueter chacune de vos transactions, Chaintrust sera l’outil idéal pour automatiser votre comptabilité.